Suivi opérationnel des dispositifs d'UO

Cette page décrit l'ensemble des règles de gestion appliquées au suivi des demandes traitées au forfait d'unités d'œuvre (UO). Elle sert de référence commune aux équipes et au pilotage. Les montants sont hors taxes.

1Objet et périmètre

L'application pilote les demandes d'un client traitées au forfait d'UO, de leur réception jusqu'à leur mise en production. Elle couvre le suivi opérationnel, la gestion des devis, le décompte financier de l'enveloppe et le lancement de la facturation. Toutes les équipes travaillent sur un espace partagé unique ; les droits sont contrôlés côté serveur selon le rôle.

Une UO (unité d'œuvre) est l'unité de décompte de la charge. Le granule de référence est de 0,25 jour, soit 1 UO.

2Cycle de vie d'une demande

Chaque demande suit un circuit principal, avec deux sorties possibles :

Les dates sont horodatées automatiquement au passage de statut : date de réception, date d'envoi du devis, date de validation (passage en réalisation) et date de livraison.

3Devis et lotissement

Le devis se gère depuis l'onglet Devis, réservé à Pilotage & Direction et aux administrateurs. On y regroupe une ou plusieurs demandes reçues ou en cadrage (lotissement).

• Numérotation : automatique, au format TEL-DEVIS-2026-001. Validité par défaut à 3 mois.
• Brouillon : le devis se modifie et se supprime librement.
• Envoyé ou validé : le devis n'est plus supprimable ; seul l'abandon est possible, qui renvoie les demandes à leur statut précédent.
• Création : les demandes basculent en « Devis envoyé » et ne sont plus modifiables par les opérationnels.
• Validation : les demandes passent en « Réalisation ». Elle exige une date (aujourd'hui par défaut) et un validateur, un commentaire restant facultatif pour l'historique.

3bPV de recette

Le PV de recette (procès-verbal de recette) constate l'acceptation par le client des demandes livrées, avant la mise en facturation. Il se gère depuis l'onglet Facturation, réservé à Pilotage & Direction et aux administrateurs, sur le même principe que les devis (enveloppes, board kanban).

• Éligibles : demandes livrées, non déjà rattachées à un PV.
• Numérotation : automatique, au format TEL-PV-2026-001.
• Cycle de vie : brouillon, émis, accepté (avec ou sans réserves), abandonné.
• Acceptation : date, signataire (obligatoire), commentaire et réserves éventuelles. Les demandes passent alors en production.
• Réserves : petites non-conformités acceptées sans aller-retour. Les retours pour non-conformité sont comptés à des fins de statistiques.

4Ce qui est dû par le client

Le décompte de l'enveloppe suit l'avancement réel de chaque demande :

• Forfait de cadrage : dû dès que le cadrage démarre, que la demande aille ensuite au build ou qu'elle s'arrête là.
• Build et pilotage : dus à la validation du devis par le client, donc à partir de la réalisation.
• En attente : tant que la demande est au statut « Devis envoyé », le build et le pilotage sont en attente de décision, pas encore dus.
• Arrêtée après cadrage : seul le cadrage reste dû.
• Refusée : rien n'est dû.

5Grille tarifaire et calcul des UO

Les taux et le granule sont paramétrables. Valeurs de référence :

• Montant cadrage = (heures de cadrage / 8) x TJM cadrage.
• Montant build = (heures de build / 8) x TJM build x quantité, plus (heures de pilotage / 8) x TJM pilotage.
• Montant total = cadrage + build + pilotage, sauf montant manuel qui prend le dessus.

6Budgets, périodes et report

L'enveloppe validée par le client est répartie par période. Pour AG2R LA MONDIALE :

• Budget de la période = enveloppe + report entrant de la période précédente.
• Disponible = budget de la période, moins le dû.
• Report vers la période suivante = le disponible non consommé, plafonné (par défaut à 50 % de l'enveloppe de la période) et jamais négatif.

7Responsable et réalisateur

Chaque demande distingue deux personnes : le responsable, qui porte la demande vis-à-vis du client, et le réalisateur, qui l'exécute. Par défaut, le réalisateur est le responsable, mais il peut être différent lorsqu'une demande est confiée à un autre intervenant.

Chaque demande porte aussi un estimé (cadrage et build prévus) et un réel (constaté). Les opérationnels renseignent le réel avant la livraison ; l'écart, valorisé au coût interne, donne un gain ou une perte de marge, visible uniquement par Pilotage & Direction.

Toute demande active doit avoir un responsable. À défaut, elle est signalée comme non travaillable : on ne peut pas la faire avancer sans savoir qui la porte.

8Alertes

9Confidentialité et exports client

Aucune donnée interne Telesio n'est exposée au client : ni marge, ni coût interne de production, ni taux journalier.

• L'export Excel destiné au client présente la synthèse par période, le détail des demandes et le catalogue d'UO.
• Le lien vers l'outil de suivi du client (Jira pour AG2R, paramétrable par demande) est repris dans l'export.
• Le devis PDF et l'email de lancement de facturation ne contiennent aucune donnée interne.

10Rôles et accès

Le contrôle des droits est appliqué côté serveur : les vues Devis, financières et l'administration sont refusées aux profils non autorisés, pas seulement masquées.